Datenschutz

DATENSCHUTZ

Datenschutzordnung des Musikvereins Bläserchor Nordborchen 1957 e. V.

als Anlage zur Satzung:

Allgemeine Grundsätze

Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten erfolgt im Verein nach den Richtlinien der EU-weiten Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des gültigen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Die Konformität zum Datenschutz im Umgang mit personenbezogenen Daten im Verein wird insbesondere durch ein Datenschutzmanagementsystem gewährleistet.

Mit dem Beitritt eines Mitglieds zum Verein erfolgt eine datenschutzrechtliche Unterrichtung des Mitglieds gemäß Art. 13 Abs. 1 und Abs. 2 DSGVO. Der Verein darf beim Vereinseintritt alle Daten erheben (Aufnahmeantrag bzw. Beitrittserklärung), die zur Verfolgung der Vereinsziele und für die Betreuung und Verwaltung der Mitglieder erforderlich sind (siehe Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO).

Für die Nutzung von personenbezogenen Daten sowie auch von Fotos im Rahmen der Pressearbeit in den Print- und Online-Medien (Vereinswebseite, Social-Media Plattformen des Vereins) wird bei Bedarf (z. B. bei Einzelaufnahmen auf Grundlage einer Ehrung, o. ä.) eine separate Einwilligung eingeholt.

Beitritt zum Verein

Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein folgende personenbezogene Daten auf:

Vor- und Zuname
Geschlecht
Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Wohnort)
Kommunikationsdaten (E-Mail)
Geburtsdatum
Hochzeitsdatum
Bankverbindung

Jedem Vereinsmitglied wird zudem eine vereinseigene Mitgliedsnummer zugeordnet.

Die personenbezogenen Daten werden in einem vereinseigenen EDV-System gespeichert, welches durch technische und organisatorische Maßnahmen vor einem unberechtigten Zugriff Dritter geschützt ist.

Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Verein intern nur erhoben und verarbeitet, wenn sie zur Erfüllung des Vereinszweckes nützlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht.

Austritt aus dem Verein

Beim Austritt von Mitgliedern werden alle relevanten Daten archiviert. Die archivierten Daten werden ebenfalls durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Die archivierten Daten dürfen ebenfalls nur zu vereins- bzw. verbandsinternen Zwecken verwendet werden.

Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassenverwaltung des Vereins betreffen, werden gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Kalenderjahre ab der Wirksamkeit des Austritts durch den Verein aufbewahrt. Danach werden diese Daten gelöscht.

Übermittlung von Daten bei der Mitgliedermeldung

entfällt

Sonstige Übermittlung von Daten an Dachverbände

entfällt

Pressearbeit

Der Verein nutzt die Tagespresse, die Vereinswebseite und soziale Netzwerke um auf Veranstaltungen aufmerksam zu machen und Bericht über vergangene Veranstaltungen zu teilen. Ebenso werden Ehrungen für besondere Verdienste und Vereinszugehörigkeiten veröffentlicht.

Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleiben in Bezug auf das widersprechende Mitglied weitere Veröffentlichungen. Personenbezogene Daten des widersprechenden Mitglieds werden von der Webseite des Vereins entfernt.

Weitergabe von Mitgliedsdaten an Vereinsmitglieder

Der Vorstand macht besondere Ereignisse des Vereinslebens wie Ehrungen sowie Feierlichkeiten in der Jahresterminübersicht des Vereins bekannt. Dabei können personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht werden. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung in der Jahresterminübersicht.

Mitgliederverzeichnisse werden nur an Vorstandsmitglieder und sonstige Mitglieder ausgehändigt, die im Verein nach Satzung und/oder Geschäftsordnung eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert. Macht ein Mitglied geltend, dass er die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsmäßigen Rechte benötigt, händigt der Vorstand die Liste nur gegen die schriftliche Versicherung aus, dass die Mitgliederdaten nicht zu anderen Zwecken verwendet werden.

Kooperationen mit Unternehmen

entfällt

Hinweis auf Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Als Aufsichtsbehörde für die Einreichung von Beschwerden der Betroffenen zum Datenschutz steht der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationssicherheit NRW (www.ldi.nrw.de) zur Verfügung.

Datenschutzinformation des Musikvereins Bläserchor Nordborchen 1957 e. V.

als Anlage zur Satzung:

Mit dem Antrag auf Aufnahme in unseren Verein werden im Anmeldeformular personenbezogene Daten zur Verfügung gestellt, welche der Verein im Rahmen und zur Erfüllung der Vereinszwecke erhebt und verarbeitet.

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sieht vor, dass der Verein zum Zeitpunkt der Erhebung der Daten über Art und Umfang der Verarbeitung informieren muss. Diese Informationen werden gem. Art. 13, 14 DSGVO im Folgenden zur Verfügung gestellt.

1. Datenschutzrechtlich Verantwortlicher

Datenschutzrechtlich Verantwortlicher ist der Bläserchor Nordborchen 1957 e. V., vertreten durch den Vorstand, dieser vertreten durch den 1. Vorsitzenden, zu erreichen unter blaeserchor.norborchen@gmail.com

2. Rechtsgrundlage und Zweck der Erhebung und Verarbeitung

Die personenbezogenen Daten werden gem. Art. 6 Abs. 1 (b) DSGVO zweckbestimmt erhoben und verarbeitet, weil dies für die Organisation und Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses gemäß der Satzung des Vereins erforderlich ist. Die Satzung des Vereins wird mit Beitritt anerkannt. Zweckbestimmt ist dabei alles, was zur Erfüllung des Vereinszweckes und der damit verbunden Aufgaben erforderlich ist. Dazu gehören insbesondere:

das Speichern von Daten in einer Mitgliederliste
das Verarbeiten von Daten zum Versenden von Einladungen,
zum Einzug des Mitgliedsbeitrag

Darüber hinaus werden personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet, weil der Verein ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO, wie z. B. in der Information der Öffentlichkeit durch Berichterstattung über Aktivitäten des Vereins, hat. In diesem Rahmen werden personenbezogene Daten einschließlich Bilder z.B. im Rahmen der Berichterstattung über Ehrungen für Vereinsangehörigkeit bei der Jahreshauptversammlung veröffentlicht, soweit nicht überwiegende Interessen der betroffenen Person dem entgegenstehen.

Darüber hinaus werden personenbezogene Daten zu den unter Punkt 2. genannten Zwecken nur verarbeitet, wenn die Mitglieder nicht widersprochen haben.

3. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Zu den unter 2. aufgeführten erforderlichen Zwecken erhebt und verarbeitet der Verein folgende personenbezogene Daten, die im Aufnahmeformular angegeben wurden:

Mitgliederverwaltung und Kontaktaufnahme:

Vor- und Zuname
Geschlecht
Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Wohnort)
Kommunikationsdaten (Email, Telefonnummern)

Jubiläen:

Beitrittsdatum
Geburtsdatum
Hochzeitsdatum

Beitragserhebung

Bankverbindung

4. Interne Empfänger der personenbezogenen Daten

Bei der Verarbeitung werden die Daten an die mit der Organisation betrauten Mitglieder des Vereins weitergegeben, soweit dies zur Zweckerfüllung erforderlich ist.

5. Externe Empfänger der personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten werden ja nach Anforderung auch an Dritte zur dortigen Verarbeitung weitergegeben.

Kategorie personenbezogener Daten: Name, Vorname, Geburtsdatum, Beitrittsdatum, Position im Verein

Empfänger: St. Sebastian Schützenbruderschaft Nordborchen, Gemeinde Borchen

Zweck: Ehrung für besondere Verdienste, Jubiläen

6. Dauer der Speicherung / Löschung

Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert. Sie werden gelöscht, sobald sie für den Zweck der Verarbeitung nicht mehr benötigt werden, wenn nicht gesetzliche Aufbewahrungsfristen etwas anderes bestimmen.

In der Zeit zwischen Beendigung der Mitgliedschaft und der Löschung wird die Verarbeitung der personenbezogenen Daten eingeschränkt, indem z. B. die Adresse aus dem Emailverteiler entfernt und die Zugriffsberechtigung eingeschränkt wird.

Der Bläserchor Nordborchen 1957 e. V. führt eine Vereinschronik. Daher werden bestimmt Datenkategorien zu diesem Zweck dauerhaft gespeichert. Es handelt sich hierbei um folgende Kategorien personenbezogener Daten:

Vor- und Nachname, Beitrittsdatum, Vorstandsposten die von der Person besetzt wurden, Foto- und Filmaufnahmen der betroffenen Person

Der Speicherung liegt ein berechtigtes Interesse des Vereins an der zeitgeschichtlichen Dokumentation zugrunde. Art und Umfang der Speicherung werden im Rahmen einer Interessenabwägung eingeschränkt, insbesondere wenn Gründe bekannt werden, die ein überwiegendes Interesse der betroffenen Person an der Einschränkung oder gar vollständigen Löschung begründen.

Alle Daten der übrigen Kategorien werden mit Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht, wenn nicht gesetzliche Aufbewahrungsfristen etwas anderes bestimmen.

7. Rechte der Mitglieder

Die Vereinsmitglieder haben folgende Rechte:

das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO
das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO
das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO
das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
das Recht auf Datenübertragung nach Art. 20 DSGVO
das Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO
das Recht, eine Einwilligung jederzeit widerrufen zu können, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung hierdurch berührt wird.

Soweit die Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch den Verein auf einer Interessenabwägung (zu Vereinszwecken) gestützt wird, können Mitglieder Widerspruch gem. Art. 21 DSGVO gegen die Verarbeitung einlegen. Dem Widerspruch ist ganz oder teilweise zu entsprechen, wenn triftige Gründe vorhanden sind, die einer weiteren Verarbeitung entgegenstehen. Die Gründe sind mit Widerspruch mitzuteilen. Sie werden durch den Verein geprüft und entsprechend der Prüfung die Verarbeitung eingestellt, angepasst oder unter Nennung von gewichtigen Gründen fortgeführt.

Wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten durch ein Mitglied unterbunden wurde, kann das zur Folge haben, dass dieses Mitglied nur noch eingeschränkt oder gar nicht mehr am Vereinsleben teilhaben kann.

Datenschutzrichtline für Vereinsmitglieder des
Bläserchor Nordborchen 1957 e. V.:

Mit dieser Richtlinie, die bei der Mitgliederversammlung am 01.02.2020 vorgestellt wurde, werden die Mitglieder des Vereins über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Verein informiert.

Diese Richtlinie ist Grundlage für die Einwilligungserklärung der Mitglieder.

Die personenbezogenen Daten werden dabei ausschließlich durch den Verein verarbeitet. Eine anderweitige Datenverwendung (z.B. Weitergabe an Dritte oder Datenverkauf) ist nicht statthaft.

1. Verantwortlichkeit des Vereins und Ansprechpartner

Der Musikverein Bläserchor Nordborchen 1957 e. V. ist auf der Grundlage der EU-Datenschutzgrundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes verantwortlich für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Verein.

Fragen sind grundsätzlich an den Vorstand des Vereins zu richten.

Ansprechpartner im Vorstand ist der 1. Vorsitzende.

2. Grundlage für die Verarbeitung von Daten im Verein

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Bläserchor Nordborchen 1957 e. V. beruht auf der von den Betroffenen erteilten Einwilligung und auf der Satzung des Bläserchores in der Fassung vom 01.02.2020. Den Regelungen der Satzung haben sich die Mitglieder mit ihrem Beitritt in den Verein unterworfen.

3. Verarbeitung durch den Verein

Der Bläserchor Nordborchen 1957 e. V. erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten der Mitglieder und Mitarbeiter zur Erfüllung seines Vereinszwecks und im Rahmen der Mitgliedschaft, um seine Aufgaben umfassend wahrnehmen zu können.

Die Datenerheben und Datenverarbeitung ist für die Erfüllung der Aufgaben des Bläserchor Nordborchen 1957 e. V. und der sich daraus ergebenden Pflichten und Aufgaben erforderlich und beruht auf Art. 6 Abs. 1 DSGVO.

Eine Weitergabe der personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich auf gesetzlicher Grundlage an andere öffentliche Stellen, die diese Daten zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben benötigen oder an private Personen, die ein berechtigtes Interesse an der Verwendung dieser Daten darlegen. Die betreffenden Personen, deren bezogene Daten insoweit weitergegeben werden, erteilen hierzu ihre Zustimmung.

Der Bläserchor Nordborchen 1957 e. V. erhebt und verarbeitet folgende Daten von seinen Mitgliedern:

a) Daten für die Mitgliederverwaltung und Kontaktaufnahme

b) Daten für die Beitragserhebung

c) Daten und Bilder für die Öffentlichkeitsarbeit des Vereins

4. Wie verarbeitet der Verein diese Daten?

Die personenbezogenen Daten der Mitglieder des Vereins werden durch die Geschäftsstelle in folgenden Programmen und Datenbanken gespeichert:

a) Excel

b) SPG-Verein, Firma bmp GmbH, Ilsede

5. Verarbeitung durch Dritte

Da der Bläserchor Nordborchen kein Mitglied in einem musikalischen Fach- oder Dachverband ist, findet eine generelle Verarbeitung personenbezogener Daten durch Dritte nicht statt. In besonderen Fällen, z. B. Ehrung für besondere Verdienste, werden die notwendigen Mitgliederinformationen an die Sankt Sebastian Schützenbruderschaft Nordborchen oder die Gemeinde Borchen weitergegeben.

6. Löschung und Übertragung der Daten

Personenbezogene Daten der Mitglieder und Mitarbeiter müssen durch den Verein solange gespeichert werden, wie sie für die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich sind. Sofern keine besonderen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten mehr bestehen, werden die Daten gelöscht, sobald sie für den Zweck ihrer Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind.

7. Rechte der Mitglieder

Mitglieder haben nach der EU-Datenschutzgrundverordnung verschiedene Rechte gegenüber dem Verein. Einzelheiten ergeben sich insbesondere aus den Art. 15 - 18 und 21.

Mitglieder haben u. a. das Recht, der Verwendung ihrer Daten zum Zweck der Ausübung der Aufgaben des Vereins, jederzeit zu widersprechen.

Zudem sind Mitglieder berechtigt, Auskunft der beim Verein gespeicherten personenbezogenen Daten zu beantragen sowie bei Unrichtigkeit der Daten die Berichtigung oder bei unzulässiger Datenspeicherung die Löschung der Daten zu fordern.

Anfragen von Mitgliedern werden vom Verein grundsätzlich innerhalb eines Monats beantwortet.

8. Datenschutzbeauftragter des Vereins

Auf Grund der gesetzlichen Bestimmungen ist kein gesonderter Datenschutzbeauftragter für den Bläserchor Nordborchen 1957 e. V. zu bestimmen. In sämtlichen Angelegenheiten ist der Vorstand, vertreten durch den 1. Vorsitzenden, zuständig.

9. Aufsichtsbehörde und Beschwerderecht

Sollten Bedenken von Mitgliedern nicht ausgeräumt werden können, kann sich dieses an die für den Verein zuständige Aufsichtsbehörde, das LDI NRW (Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein Westfalen, www.ldi.nrw.de ) wenden. Dort kann auch Beschwerde gegen den Verein eingereicht werden.